Comment remplacer le véhicule d'une location?

La gestion des véhicules de remplacement vous permet de remplacer un véhicule en cours de location sans créer une nouvelle réservation. Cela vous permet d'voir une continuité du contrat tout en garantissant un suivi précis du parc et des plannings.

Objectif

Lorsqu’un véhicule est immobilisé (entretien, accident, panne, etc.), il est souvent nécessaire de le remplacer temporairement.
La gestion des véhicules de remplacement permet de :

• Maintenir la location en cours sans interruption,

• Conserver les informations et documents existants,

• Assurer une traçabilité complète du remplacement,

• Gérer le planning et le statut du véhicule initial.

Accès à la gestion des véhicules

La gestion des véhicules de remplacement s’effectue depuis l’onglet « Gestion des biens » disponible dans chaque location, aux côtés des onglets Informations et Activité.

Fonctionnement selon le statut de la location

Location au statut Confirmée

Dans ce cas, vous pouvez :

• Consulter la fiche du véhicule actuellement associé à la location,

• Remplacer le véhicule à tout moment grâce au bouton « Modifier le bien ».

Le véhicule de remplacement est alors immédiatement pris en compte sur la réservation en cours.

Location au statut En cours

Une fois la location démarrée, le remplacement peut être planifié à une date précise via le bouton « Planifier un remplacement ».

Une page dédiée vous permet de :

• Choisir le véhicule de remplacement,

• Indiquer la date de prise d’effet du remplacement,

• Déterminer si le planning du véhicule remplacé doit être libéré (véhicule disponible) ou bloqué (en cas d’immobilisation),

• Ajouter un motif de remplacement pour informer vos équipes.

Gestion du tarif

Le remplacement d’un véhicule n’affecte pas le tarif de la location, quelle que soit la catégorie du véhicule de remplacement.

Même en cas de surclassement, le prix reste identique à celui prévu dans la réservation initiale.

Suivi dans le planning

Dans le planning de location, la réservation s’affiche simultanément sur :

• Le véhicule d’origine,

• Le véhicule de remplacement.

• 
  

Cela permet une visibilité complète et un suivi clair des mouvements dans la flotte.

Contrat et documents associés

Le remplacement d’un véhicule entraîne la création automatique d’un avenant au contrat de location, garantissant la conformité administrative du dossier.

Cet avenant peut être généré depuis le bouton « Passer en revue » accessible dans la fiche de la location.

L’onglet Gestion des biens regroupe également :

• Le bouton départ,

• Les états des lieux PDF liés à la location.

Bon à savoir

• Le remplacement ne modifie ni la durée ni le tarif de la location.

• Toutes les informations et documents restent centralisés dans le même dossier.

• Le motif de remplacement facilite la communication interne et la gestion des immobilisations.