Comment générer et faire signer mes contrats et avenants?

Fleetee vous permet de gérer facilement vos contrats de location, ainsi que les éventuels avenants en cas de modification des conditions initiales.

Validation du contrat - Deux options de gestion de contrat

Vous avez la possibilité de gérer vos contrats de deux manières, selon vos besoins :

1. Signature numérique
   Vous pouvez faire signer le contrat à votre locataire directement en ligne, grâce à la signature numérique. C’est une solution rapide, pratique et juridiquement valable.

2. Validation sans signature en ligne
   Cette option vous permet de valider le contrat sans passer par la signature numérique. Elle est idéale si vous souhaitez imprimer le contrat pour le faire signer au format papier

⚠️ Important : Chaque départ de location engendre la validation automatique et définitive du contrat de location. Le contrat ne peut alors plus être modifié. 

Si une modification est enregistrée après la validation du contat, un avenant sera alors généré. Cet avenant pourra alors être signé au format papier ou électronique.

Où gérer vos contrats ?

Pour gérer vos contrats, rendez-vous dans la fiche de la location concernée. Vous y trouverez un encart dédié "Contrat de location" avec les différentes options de gestion à votre disposition.

Contrat et nomenclature

Dorénavant, contrat et avenant possèdent leur propre nomenclature. Vous pouvez la personnaliser dans Comptabilité > paramètres > Nomenclature > Contrat

Chemin d'accès : Locations > Liste des locations

Rendez-vous dans votre location pour retrouver l'encart Contrat de location. 

À la création de votre réservation, votre contrat est en attente de validation.

Afin de générer votre contrat, vous devrez maintenant cliquer sur le bouton Voir.

Vous avez le choix entre 3 possibilités : 

1 - VALIDER VOTRE CONTRAT

Vous aurez alors le choix entre :

    - Visualisez le document et le faire signer en ligne

    - Validez le document sans effectuer de signature en ligne

1-1- SIGNER EN LIGNE

Lorsque votre locataire se présente dans votre agence, vous avez la possibilité de le faire signer électroniquement sur tablette ou smartphone en choisissant l'option "signer en ligne"

Process : 

Cliquer sur le bouton Signer en ligne, vous serez alors rediriger vers une page où le client pourra visualiser votre contrat et signer son contrat. 

En bas de page, vous trouverez le bouton Signer le document.

Le client pourra ainsi apposer sa signature dans le cadre prévu à cet effet avant de valider.

Vous pouvez maintenant retrouver le contrat de location signé dans l'encart Contrat de location. 

1 - 2 - VALIDER SANS SIGNATURE

Validez le document sans signature peut être utile si vous souhaitez imprimer le contrat afin de le faire signer au format papier.

Process :

Retrouvez votre contrat dans l'encart Contrat de location. Le contrat est simplement généré. Aucune signature n'est visible sur le document. 

1 - 3 - SIGNER DEPUIS L'ÉTAT DES LIEUX

Que ce soit depuis Fleetee Manager ou Fleetee check, lors de l'état des lieux de départ, votre locataire peut signer son contrat. 

Si aucune signature n'est enregistrée, le contrat sera automatiquement validé et généré.

2 - ENVOYER POUR SIGNATURE

Vous avez la possibilité de faire signer votre contrat à distance en envoyant le contrat par email au locataire. Pour cela, cliquez sur le bouton "envoyer pour signature". Une page d'envoi s'ouvre alors.

Process :

Lorsque vous cliquez sur ce bouton, une page d'envoi s'ouvre avec les informations suivantes déjà pré remplies :

    - Adresse mail client

    - Objet

    - Contenu du mail 

Ci-dessous, l'aperçu du mail reçu par le client : 

Lorsque le client clique sur le bouton Voir et signer le document, il pourra alors lire son contrat et déposer sa signature.  

2 - ENVOYER VOTRE CONTRAT

En cliquant sur Voir, vous pouvez envoyer votre contrat de location au client en choisissant les pages à envoyer.

3 - CRÉER UN AVENANT

Avec Fleetee, chaque fois que vous modifiez un contrat de location déjà existant, un avenant est automatiquement généré.

✅ Qu’est-ce qu’un avenant ?

Un avenant est un document complémentaire au contrat initial, qui permet de formaliser toute modification apportée après la signature du contrat d’origine :

• changement de dates,

• ajustement du tarif,

• ajout ou suppression d’options,

• mise à jour des conditions de location, etc.

? Pourquoi c’est top pour vous ?

• Simplicité totale
  Vous modifiez votre contrat ? Fleetee se charge de générer automatiquement l’avenant correspondant. Pas besoin de tout refaire !

• Traçabilité juridique
  L’avenant garde une trace officielle et datée de chaque modification. Vous êtes protégé, et votre locataire aussi.

• Flexibilité
  Vos contrats s’adaptent facilement aux imprévus ou aux ajustements de dernière minute, sans avoir à repartir de zéro.

• Gain de temps
  En quelques clics, le nouveau document est prêt à être signé, avec les nouvelles conditions à jour.

? Comment ça fonctionne dans Fleetee ?

1. Rendez-vous dans la fiche de la location concernée.

2. Modifiez les éléments nécessaires dans le contrat.

3. Fleetee vous informe "⚠️ des modifications n'ont pas été prises en cimpte dans le contrat de location. Passer en revue"

En cliquant sur le bouton Passer en revue, vous pourrez visualiser les modifications et choisir :

- Valider les modifications et générer l'avenant => Retour étape 1-1

- Envoyer pour signature => Retour étape 1-2

Retrouvez votre vos avenants dans l'encart Contrat de location.